DRAMATIZACIÓN DOCUMENTOS

Tema: Recibo y Despacho de documentos:

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas pendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentados desde el mismo momento de su producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el fin ultimo de los archivos, es decir que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos e instituciones.
De tal manera que se crean unidades de correspondencia que deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permiten recibir, enviar y controlar oportunamente de tramite de las comunicaciones.

Logrando convertirse en un proceso para el recibo de documentos:  

Estas primero se clasifican según el tipo de comunicación o su destinatario:
Las cuales pueden ser comunicaciones externas o internas

- Comunicaciones externas:

Son las que se cruzan entre las entidades o instituciones y entre estas y personas naturales o viceversa. 

- Comunicaciones internas:

Son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella, en cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instrucción. Que según vemos en la imagen el Jefe de la empresa Coca-Cola realizando la planeación de la nueva imagen en una de las actividades ha realizar.    

Iniciando así el recibo de documentos:

Este define la utilización y el tratamiento del documento que esta señorita dejara con la secretaria dentro de la comunicación empresarial que se obtiene, convirtiéndose en  una recepción directa, ya que es entregada por la persona interesada y recibida por la el emisor.

Siendo la recepción indirecta aquellos documentos recibidos por correo en donde no se cumple con la función de la Unidad de correspondencia.  ya que es allí en donde se clasifica los documentos en los siguientes grupos.

- Documentos oficiales: Son todos aquellos documentos recibidos o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independiente del medio utilizado. Un grupo conocido como Documentos radicales:

- Documentos personales: Son todas las comunicaciones de caracter privado que llegan a las entidades, a titulo personal.

En la imagen observamos la realización de un trabajo o proyecto de una dependencia en especial, que no generar tramites en la entidad y que se realizaron a titulo personal, dejando en claro que no necesariamente debe ser una norma interna o un tramite de comunicación personal.

-Documentos no radicales: Son aquellos documentos contables, o documentos como folletos, revistas, publicaciones y propagandas. 

DOCUMENTOS NO RADICALES COMO LO MUESTRA ESTA IMAGEN EN EL TELEVISOR 

Conociendo la clasificación de documentos y habiendo realizado esta clasificacion continuamos con el proceso  de tramite. 

-Apertura: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento y de sus anexos.

- Revisión: Las comunicación que ingresen a la entidad debe ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos del ciudadano o entidad que la remite. Cuando no esta firmada se considera anónima y deberá ser remitida sin radicación a la oficina de la competencia que determine la acción a seguir.

- Radicación:   Es ubicar. situándolo en la empresa asignándole numero consecutivo con fecha de recibo.

- Registro: Consiste en la anotación de los datos mas significativos de la comunicación en un formato de registro para su control y tramite, ingresando a un sistema de correspondencia.

- Distribución o reparto: Se reparten a las dependencias de la empresa de la entidad que deben atenderlas o tramitarlas. Las empresas que cuentan con una oficina de archivo y correspondencia, normalizan la entrega de la documentación  entre dependencias por medio de un mensajero. 

UN MENSAJERO QUE CON LISTA Y DOCUMENTO EN MANO PASA POR LA DEPENDENCIA ENTREGANDO EL ARCHIVO, COMO LO MUESTRA LA IMAGEN. 

DESARROLLO DEL DRAMATIZADO 

La empresa COCA-COLA con su Jefe y cabeza principal en sus acciones, presenta actividades a ejecutar de manera constante en la empresa. Es asi como el jefe relaiza una llamada a su secretaria. Este mensaje lo difundiría la secretaria por medio del correo electronico a las siguientes dependencias:

Departamento de ventas

Departamento en función contable

Departamento de producción

Departamento financiero

Recursos humanos 

Marketing 

Departamento de publicidad 

Aquí inicia el trabajo del mensajero ya que según el mensaje enviado por correo que consiste en el tranajo realizado en el mes y ademas ordenando la implementan de un nuevo proyecto, ella pasa por las dependencias por documentos que se puedan presentar frente al jefe sobre la producción y ademas busca firmas sobre la revisión del correo.

La mensajera pasa primero por dependencias importantes que correspondan con la contabilidad, con el servicio y con la producción. De los cuales recibe aceptación y firmas para ser entregadas, volviendo a la secretaria con documentos satisfactorios y reuniones pendientes entre el funcionario y el jefe  para la explicación del documento.

Así inicia la dependencia contable a explicar su documentación presentada, ademas de generar unos diseños para progresar en la producción, que continua con las demás dependencias como Marketing que había iniciado el trabajo con la mano de Recursos humanos para tener nuevos trabajadores en la empresa necesarios en algunas dependencias, de lo cual el jefe afirma con satisfacción.

Con las reuniones realizadas y las soluciones pendientes, el jefe se sienta a tomar las decisiones finales, para continuar con la ejecución de las actividades.